Labelfouten in het magazijn: wat kosten ze en hoe voorkomt u ze?

Een verkeerd etiket lijkt een klein probleem. Even opnieuw printen, klaar. Maar wie de werkelijke kosten optelt, schrikt meestal: labelfouten kosten een gemiddeld magazijn al snel tienduizenden euro's per jaar. In dit artikel rekenen we het voor en laat we zien waar de fouten vandaan komen.

Wat een labelfout echt kost

De herprint zelf is het kleinste bedrag: een paar cent materiaal. De echte kosten zitten in de tijd eromheen. Iemand moet de fout zien, het juiste label opzoeken, opnieuw printen en opnieuw aanbrengen. Reken al snel tien tot vijftien minuten per incident.

Dan zijn er de fouten die niemand op tijd ziet. Een pallet met een verkeerd GS1-etiket komt retour van de retailer, vaak met een boete erbovenop. Een zending naar het verkeerde adres kost een ontevreden klant. In farma en food kan een fout etiket zelfs een recall betekenen.

Een rekenvoorbeeld: bij 2.000 labels per dag en een foutpercentage van 2% verliest u zo'n 2.500 uur per jaar aan herstelwerk. Tegen een uurtarief van 45 euro is dat ruim een ton. Vul uw eigen cijfers in met onze ROI-calculator; dat kost 30 seconden.

Waar labelfouten vandaan komen

In de praktijk zien wij vier terugkerende oorzaken:

• Handmatige invoer. Iemand typt ordergegevens over in het labelprogramma. Mensen maken tikfouten, zeker onder tijdsdruk.
• Verouderde templates. Elke afdeling of locatie heeft een eigen kopie van het labelbestand, en niet elke kopie is bijgewerkt.
• Lokale bestanden. Labels staan op de pc naast de printer. Gaat die pc stuk of vertrekt de medewerker, dan is niemand zeker welke versie de juiste was.
• Verkeerde printerinstellingen. Hetzelfde label drukt nét anders af op een andere printer, en een verschoven barcode scant niet meer.

Zo voorkomt u ze

De rode draad in die oorzaken: decentraal beheer. De oplossing is dan ook centralisatie. Eén plek voor alle templates, zodat een wijziging overal tegelijk geldt. Data rechtstreeks uit het ERP in plaats van overgetypt. En een goedkeuringsworkflow, zodat een gewijzigd label eerst wordt gecontroleerd voordat het in productie gaat.

Dat is precies wat Loftware Cloud doet. Hoe u dat aanpakt met uw bestaande ERP leest u in ons artikel over labelsoftware koppelen aan uw ERP. Werkt u met GS1-etiketten? Lees dan ook onze praktische uitleg van SSCC, GTIN en GS1-128.

Veelgestelde vragen

Wat is een normaal foutpercentage bij labelen?

Bij handmatige invoer zien we in de praktijk 1 tot 3%. Met centrale templates en ERP-data daalt dat naar vrijwel nul, omdat de twee grootste foutbronnen verdwijnen.

Onze fouten worden meestal intern opgevangen. Is het dan nog een probleem?

Intern opgevangen fouten kosten nog steeds hersteltijd, en juist die uren tellen op. Bovendien is het een kwestie van tijd voordat er één doorglipt naar een klant.

Helpt betere apparatuur tegen labelfouten?

Deels. Een goede printer voorkomt drukfouten, maar de meeste labelfouten zijn datafouten. Die lost u op met centraal beheer, niet met hardware.

Conclusie

Labelfouten zijn geen natuurverschijnsel. Ze komen voort uit handmatige invoer en versnipperd beheer, en allebei zijn op te lossen. Benieuwd wat het in uw situatie scheelt? Begin met de ROI-calculator, of plan een demo en zie hoe centraal labelbeheer werkt met uw eigen labels.